INTRODUCCIÓN
VALORES SIMESA, consciente de las responsabilidades que tiene frente a la sociedad y al país, se ha comprometido a liderar, en forma permanente, una política empresarial seria y transparente, guiada por principios de rectitud y honestidad, comprometida con el desarrollo económico de Colombia bajo un estricto respeto por la Ley.
Por ello, el presente Código de Ética enuncia los principios y normas de conducta que buscan guiar la actitud y el comportamiento de los directivos, empleados, funcionarios y colaboradores de VALORES SIMESA, de tal forma que puedan mantener excelentes relaciones, con un personal comprometido con el crecimiento y el desarrollo de la institución y del país, mediante la promoción de los principios y la exaltación de los valores que engrandecen la persona y la entidad.
I. DESTINATARIOS DEL CÓDIGO DE ETICA
Este Código de Ética se aplica a todos los directivos, empleados y colaboradores de VALORES SIMESA S.A., en adelante la Compañía.
II. DISPOSICIONES GENERALES
• VALORES CORPORATIVOS
Los valores corporativos de la Compañía, son:
-Integridad: actuamos dentro de los más rigurosos principios éticos y legales.
-Transparencia: actuamos de manera clara, consistente y oportuna.
-Respeto por las personas: damos un trato digno a las personas y valoramos sus diferencias.
-Responsabilidad Social: somos un factor de desarrollo de las comunidades en donde estamos presentes.
-Actitud de servicio: somos amables, oportunos y eficaces en la prestación de nuestros servicios.
-Trabajo en equipo: valoramos y fomentamos el aporte de las personas para el logro de los objetivos comunes.
-Alto desempeño: superamos continuamente nuestras metas y optimizamos el uso de recursos, para crear valor.
-Orientación al inversionista y proveedor: construimos relaciones de largo plazo con nuestros proveedores y con los inversionistas, que son nuestra razón de ser.
-Actitud positiva: disfrutamos de lo que hacemos y estamos en una búsqueda permanente de posibilidades.
-Confianza: generamos credibilidad y manejamos responsablemente la información.
• PRINCIPIOS GENERALES
Los destinatarios del presente Código estarán obligados a cumplir no solamente la letra sino el espíritu de la Constitución y de las Leyes de la Nación, las disposiciones y reglamentaciones que expidan las autoridades y las normas y las políticas fijadas por la Compañía.
Los estatutos y los manuales de la Compañía, no sustituyen el buen criterio, la responsabilidad, el sentido común y la prudencia indispensables para el mejor desempeño de sus funcionarios en la actividad que desarrollan, pero obviamente sus disposiciones son de obligatorio cumplimiento.
Todos los negocios, operaciones y actividades que realicen los directivos, empleados, funcionarios y colaboradores de la Compañía en su nombre, deberán estar regidos por los principios éticos establecidos en el presente Código.
En la medida en que todos los destinatarios del Código de Ética sean conscientes de sus responsabilidades y de sus obligaciones morales, legales y laborales, y las practiquen, se puede afirmar que se estará cumpliendo con los deberes frente a la comunidad, la empresa y el país, y la única forma de hacerlo será guiándose por la senda de un negocio honesto, transparente y legítimo.
Los directivos, empleados, funcionarios y colaboradores de la Compañía estarán obligados en todas sus actuaciones a:
a. Obrar con buena fe, con lealtad, con diligencia y cuidado, velando permanentemente por el respeto de las personas y el cumplimiento de la Ley, y dando prelación en sus decisiones a los principios y valores de la Compañía.
b. No aconsejar o intervenir en situaciones que permitan, amparen o faciliten actos incorrectos, incluyendo aquellos que puedan utilizarse para confundir o sorprender la buena fe de terceros o usarse en forma contraria a los intereses legítimos de la Compañía, tales como publicidad tendenciosa, espionaje industrial, incumplimiento de obligaciones laborales, comerciales, sociales y demás.
c. Comunicar oportunamente a sus superiores inmediatos todo hecho o irregularidad cometida por parte de otro funcionario o de un tercero, que afecte o pueda lesionar los intereses de la Compañía, de sus clientes y usuarios.
III. DISPOSICIONES PARTICULARES
Los destinatarios del presente Código, deberán respetar y cumplir los siguientes principios:
• En el ejercicio de sus funciones: deberán mantener la mayor objetividad, independencia y conocimiento en la toma decisiones, actuando con buena fe y en cumplimiento de la Ley.
• Reserva: deberán guardar reserva y discreción sobre los datos de clientes y usuarios, que conozcan en desarrollo de sus funciones y labores, evitando que se deriven perjuicios con la divulgación de ciertos aspectos que por razones comerciales, personales ó legales no deben ser de libre acceso al público.
En desarrollo de lo anterior deberán abstenerse de:
a. Proporcionar información o suministrar documentación de las operaciones realizadas por la Compañía, salvo que medie solicitud de las autoridades u organismos facultados por la Ley.
b. Comunicar o divulgar información reservada que pudiera dañar la imagen o el prestigio de la Compañía o de terceras personas.
c. Comunicar o divulgar información sobre planes de negocios de la Compañía, sin que medie autorización para ello.
• Información Privilegiada: entendiendo como información privilegiada aquella información de carácter concreto, bien sea de la Compañía, de sus proveedores o inversionistas, que no ha sido dada a conocer al público y que de serlo, la habría tenido en cuenta una persona medianamente diligente o prudente para tomar una decisión, los destinatarios del presente Código deberán abstenerse de:
a. Realizar cualquier operación en provecho propio o de terceros utilizando información privilegiada de la Compañía, de sus inversionistas o proveedores.
b. Suministrar a un tercero información que éste no tenga derecho a recibir.
c. Aconsejar la realización de una operación con base en información privilegiada que conozca en razón de su cargo.
d. Aconsejar la compra y la venta de acciones o documentos de deuda de la Compañía con base en informaciones que no sean de dominio público.
• Conflictos de Interés: cuando se presenten conflictos de interés deberán abstenerse de:
a. Participar en actividades, negocios u operaciones contrarios a la Ley, los intereses de la Compañía o que puedan perjudicar el cumplimiento de sus deberes y responsabilidades o afectar el buen nombre de la Institución.
b. Realizar cualquier negocio u operación con fundamento en sentimientos de amistad o enemistad.
c. Abusar de su condición de directivo, empleado, funcionario o colaborador de la Compañía para obtener beneficios, para sí o para terceros, relacionados con los negocios que presta la Compañía, ni para obtener beneficios personales de proveedores, contratistas, clientes o usuarios.
d. Participar en actividades externas que interfieran con el horario de trabajo, con su rendimiento o con el cumplimiento de sus labores, salvo autorización de la Compañía.
En el evento en que se presente una situación en la cual los intereses de los destinatarios del presente Código se enfrenten con los de la Compañía en actividades personales o en el trato con terceros, ya sean proveedores, contratistas, inversionistas u otros, de tal manera que se afecte la libertad e independencia en la decisión, deberá analizarse la operación con base en las normas legales que la rigen, los manuales y procedimientos establecidos por la Compañía e informar al superior jerárquico antes de tomar cualquier decisión.
• Prevención y Control de Lavado de Activos: deberán asegurar control del lavado de activos, para lo cual deberán velar por que todos los proveedores e inversionistas vinculados a la Compañía reúnan requisitos de calidad y carácter tales que haya siempre una integridad moral reconocida y una actividad lícita y transparente.
Todos los directores y empleados deberán anteponer la observancia de los principios éticos al logro de las metas comerciales, considerando que es primordial velar por la prevención y detección del lavado de activos.
• Confidencialidad: deberán mantener la debida reserva sobre los documentos de trabajo y la información confidencial que esté a su cuidado. Por lo tanto, deberán controlar y evitar que en cualquiera de las instancias o dependencias de la Compañía se haga uso indebido de dicha información o que la misma sea conocida por personas que no tengan autorización para ello.
Así mismo, no revelarán ni transferirán a terceras personas las tecnologías, metodologías, know how, y secretos industriales, comerciales o estratégicos que pertenezcan a la Compañía, sus inversionistas, clientes o proveedores, a los que haya tenido acceso con ocasión de su cargo. Igualmente, no obtendrán ni intentarán el acceso a información que represente secreto industrial, comercial o estratégico en forma ilegítima. Estas obligaciones continuarán incluso después de su desvinculación de la Compañía, respecto de la información a que hayan tenido acceso en función de su cargo.
• Uso Adecuado de Recursos: deberán dar uso adecuado y racional a su tiempo, los muebles, las herramientas, los equipos y demás elementos de trabajo de la Compañía. Se garantiza el derecho a la privacidad siempre que la utilización de la infraestructura de la Compañía obedezca exclusivamente a asuntos de carácter laboral, o una utilización diferente haya sido autorizada por el Gerente de la entidad.
• Divulgación de la Información: toda la divulgación de información a inversionistas, autoridades y accionistas, incluidos los resultados, la situación financiera, la composición accionaria y el Gobierno Corporativo de la Compañía, así como la información de cuentas y operaciones de clientes, deberá realizarse de manera oportuna, completa, precisa y clara.
• Relación con las Autoridades: las relaciones de la Compañía con el gobierno, con las entidades gubernamentales y con las demás autoridades públicas deberán conducirse dentro del marco de la Ley y bajo los principios descritos en el presente Código de Ética.
• Relación con terceros: los destinatarios del presente Código deberán abstenerse de realizar negocios con personas naturales o jurídicas de las cuales se tenga conocimiento que observan un comportamiento empresarial contrario a las leyes. Así mismo deberán expresar con claridad a los inversionistas y proveedores las condiciones de las operaciones, de tal forma que sea posible que estos conozcan en su integridad las obligaciones recíprocas que se generan en toda actividad comercial.
• Relación con los Proveedores: deberá fundamentarse la elección y contratación de proveedores en criterios técnicos, profesionales, éticos y en las necesidades de la Compañía, conduciéndolas por medio de procesos que garanticen la mejor relación costo beneficio, tales como el conocimiento del proveedor, la evaluación del mismo y la cotización de precios, entre otros.
• Relaciones en el Ambiente de Trabajo: las relaciones en el ambiente de trabajo deberán enmarcarse bajo la cortesía y el respeto. Así mismo, deberán buscar que predomine el espíritu de colaboración, trabajo en equipo y lealtad, dando estricto cumplimiento a las normas internas de la Compañía y el presente Código de Ética.
• Regalos e Invitaciones: los intereses comerciales de la Compañía serán mejor servidos cuando sus decisiones comerciales estén basadas en criterios comerciales y no influidas por factores tales como regalos, favores, donaciones, invitaciones, viajes o pagos tendientes a obtener resultados para los destinatarios del presente Código, sus vinculados o familiares.
En consecuencia, los directivos, empleados, funcionarios y colaboradores de la Compañía no podrán dar, ofrecer o aceptar, en forma directa o indirecta, regalos, favores, donaciones, invitaciones, viajes o pagos en desarrollo de las actividades realizadas en la Compañía que puedan influir en sus decisiones para facilitar negocios u operaciones en beneficio propio o de terceros.
Se exceptúan los regalos o invitaciones institucionales o publicitarios que hagan parte del giro ordinario de los negocios y que tengan un objetivo comercial definido, tales como lapiceros, agendas, discos, etc., por valores de mínimo costo, o atenciones (comidas de negocios) de costos moderados.
Los comprobantes o cuentas de cobro presentados a la Compañía por concepto de viajes o atenciones sociales deberán corresponder a actividades oficiales del mismo.
IV. CONTROL INTERNO Y PREVENCIÓN DE ACTOS INCORRECTOS
La Compañía tiene el firme propósito de optimizar sus utilidades mediante la administración proactiva de todos los tipos de riesgos a que está expuesta. Por lo tanto, los empleados, directivos, funcionarios y colaboradores deben tener una actitud preventiva, identificando los riesgos en los procesos a su cargo.
Así mismo, deben realizar los esfuerzos necesarios para ejercer control en la totalidad de las operaciones y negocios a su cargo, de acuerdo con la Ley y las mejores prácticas administrativas y comerciales. Estos procedimientos deben ser revisados de manera permanente a la luz de los cambios en el medio y en el ambiente de trabajo.
Los empleados, directivos, funcionarios y colaboradores deben velar porque los controles definidos sean cumplidos, y que la cultura de autocontrol sea irradiada en la Compañía.
Los empleados, directivos, funcionarios y colaboradores tienen el deber de comunicar a la Gerencia cualquier debilidad en los controles o potencial falla de los mismos.
Los destinatarios de este Código deben comprender la legislación, la regulación concordante y en general la normatividad externa e interna que están obligados a cumplir en sus áreas de trabajo. En especial deben aplicar las políticas y normas relacionadas con el presente Código y el Código de Buen Gobierno.
Adicionalmente, deben asumir su responsabilidad por los bienes, recursos y procesos que son encomendados bajo su cargo, tal como lo dispone el Código Sustantivo de Trabajo.
Por último, todas las sospechas de actos incorrectos deben reportarse de manera oportuna por los canales dispuestos para ello por la Compañía, y debe colaborarse con las eventuales investigaciones de la Compañía y de las autoridades, contestando sus requerimientos con la totalidad de los hechos y la verdad, en cumplimiento del deber legal que compete a todo ciudadano.
Descripción de actos incorrectos
Se entiende por acto incorrecto el incumplimiento de las normas legales y de las disposiciones generales y particulares de este Código, así como cualquier intento o actuación de un empleado, directivo, funcionario o colaborador de la Compañía de obtener un provecho indebido para sí mismo o para terceros, abusando de su posición, y aquellos que puedan utilizarse para confundir o sorprender la buena fe de terceros o usarse en forma contraria a los intereses legítimos de la Compañía. Los actos incorrectos pueden involucrar a clientes, proveedores, representantes, competidores, empleados, ex empleados y directivos. Las principales categorías son las siguientes:
Dicha manipulación comprende, pero no se limita a:
Investigación de actos incorrectos
Todos los empleados, incluyendo los de las empresas que contratan con la Compañía, tienen la obligación de reportar cualquier sospecha o evidencia de la realización de un acto incorrecto, sin la más mínima demora.
Este reporte deberá hacerse a la Gerencia o ante la Junta Directiva. Lo anterior, sin perjuicio del derecho de formular las denuncias de sospechas de actos ilegales ante las autoridades y entes de control. La Compañía respaldará a los empleados y terceros que de buena fe hagan estos reportes.
Las áreas pertinentes, investigarán de manera completa los hechos denunciados, con el fin de tomar las acciones a que haya lugar en cada caso, contra las personas o entidades responsables de los actos incorrectos, sin consideración a su cargo o nivel.
Las investigaciones se llevarán a cabo con lo previsto en las normas aplicables, respetarán el debido proceso, y todas las personas serán tratadas de manera justa y consistente con los principios rectores de nuestra conducta. La Compañía respaldará a los empleados que sean acusados erróneamente de actos incorrectos.
Todos los empleados, directivos, funcionarios o colaboradores de la Compañía deben cooperar con las investigaciones, y asegurar y entregar todos los documentos y registros que contribuyan a las mismas.
Los empleados no deberán adelantar investigaciones por su cuenta, salvo autorización expresa de la Gerencia o de la Junta Directiva.
El resultado de la investigación será trasladado a las instancias pertinentes internas, para que se tomen las acciones que correspondan, incluyendo el despido y las denuncias a las autoridades cuando sea del caso, y la recuperación de los daños y perjuicios a través de los procesos legales, y cuando sea posible, reteniendo su valor de las prestaciones y beneficios a su favor.
La Compañía apoyará a las autoridades y entes de control en su lucha contra los actos ilegales. Igualmente, cuando tenga evidencia de que otras empresas o personas pueden estar siendo defraudadas, las reportará sin dilación y realizará todos los esfuerzos razonables por apoyar al afectado.
Respecto de las empresas que prestan servicios a la Compañía, o sus proveedores, el empleado que tenga el contacto con los mismos es responsable de identificar y mitigar los posibles riesgos de conductas de su personal que contraríen este Código, y de supervisar el cumplimiento de las políticas que se establezcan para el efecto. La Compañía tomará las medidas que correspondan contra los empleados de estas empresas que falten a la Ley en su relación con la entidad.
Responsabilidades
Corresponde al Gerente de la Compañía estar al tanto de la realización de actos incorrectos en la misma y evaluar los planes de acción para mitigar los riesgos identificados.
La Junta Directiva a través del Comité de Auditoria, hará seguimiento de aquellos actos incorrectos que se presentaren y de las acciones tomadas para su prevención, mitigación y control, e incluirá el informe correspondiente en su reporte anual a los accionistas.
Adicionalmente, cualquier persona en cualquier circunstancia que considere que la Compañía no actúa respecto de una denuncia conforme a lo aquí expresado, deberá indicarlo al Comité de Auditoría.
V. RÉGIMEN SANCIONATORIO
Todos los directivos, empleados, funcionarios o colaboradores de la Compañía que voluntariamente o con culpa grave incurran en conductas que violen los principios éticos y las normas consagradas en el presente Código, serán sancionados de acuerdo con lo previsto en la Ley.
Ello incluye el comportamiento doloso o negligente en el tratamiento de situaciones de riesgo y debilidades en el sistema de control, así como el encubrimiento de cualquier señal de acto incorrecto, obstaculización de procesos investigativos, denuncias falsas, temerarias o malintencionadas, o aquellas hechas para obtener beneficio personal o a favor de terceros, malos tratos o censura a compañeros de trabajo que cumplan con su deber de reporte, y omisiones graves en la implementación de los planes de mitigación de actos incorrectos.
VI. CANALES DE INFORMACIÓN
Este Código contiene unos lineamientos generales que permitirán evaluar gran parte de las situaciones a las que se podrían enfrentar los destinatarios del presente Código, pero no detalla necesariamente todos los problemas que pueden surgir en su día a día. De este modo, eventualmente, podrán surgir dudas sobre cuál es la conducta más correcta que debe ser adoptada, casos en los cuales se deberá comunicar al superior jerárquico antes de tomar cualquier decisión.
